Belegschmied
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Funktioniert mitSAPMicrosoft DynamicsOracleBranchensoftwareWordExcelPDF aus jedem Programm

E-Rechnungen erstellen. Ohne den Prozess zu ändern.
Aus der PDF wird die geprüfte E-Rechnung.

Ihre Rechnung entsteht weiter dort, wo sie heute entsteht: in der Branchensoftware, in Word, in Excel oder neben dem ERP. Ein Einlieferungsweg kommt dazu, sonst ändert sich nichts.

Wir lesen die PDF aus, prüfen gegen EN 16931 und KoSIT, halten im Zweifel an und stellen die ZUGFeRD- oder XRechnung zu. Zehn Jahre archiviert, für den Steuerberater per DATEV-Export.

Kostenlos startenSo funktioniert esAlle Fristen der Pflicht
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Die Ausgangslage

Was ab wann Pflicht ist.
Und was ein klassisches Modul kostet.

Im kleinen Betrieb kann die Branchensoftware keine E-Rechnung, und wo es ein Modul gibt, kostet es vierstellig plus Wartung. Der Rest entsteht in Word oder Excel, weil es dort am schnellsten geht.

Im größeren Unternehmen hat das führende System Lücken: Sonderfälle, Mischkalkulationen, Weiterberechnungen. Sie entstehen neben SAP, Dynamics oder Oracle. Wir nennen sie Schattenrechnungen. Was dahinter steckt →

Empfang Pflicht seit
2025

Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können.

Versand Pflicht ab
2027 / 2028

2027 ab 800.000 € Vorjahresumsatz, 2028 für alle übrigen.

Klassisches Modul, Einführung
≈ 3.000 €

Plus rund 800 € jährlich. ZDH-Umfrage, Mai 2026.

So funktioniert es

So wird aus Ihrer PDF eine E-Rechnung.
Einliefern, prüfen, freigeben, zustellen.

  1. 01

    Rechnung wie immer schreiben, PDF einliefern.

    Egal welches Programm, Hauptsache die Ausgabe ist eine PDF.

    • – Mail an Ihre Versandadresse oder CC
    • – Ordner-Flow mit Power Automate
    • – REST-API aus Ihrem System
    • – Upload im Browser
    Alle Wege im Detail
    Anrechnung@kunde.de
    Ccihr-betrieb@in.belegschmied.de
    BetreffRechnung RE-2026-0417

    Guten Tag,
    anbei unsere Rechnung für die Arbeiten im September.
    Mit freundlichen Grüßen

    Rechnung_2026-0417.pdf · 184 KB
    Senden
  2. 02

    Wir lesen aus und prüfen gegen feste Regeln.

    Rechnungsnummer muss wortwörtlich in der PDF stehen. Netto plus USt muss Brutto ergeben. Keine doppelte Nummer. Die Datei besteht die KoSIT-Validierung nach EN 16931.

  3. 03

    Im Zweifel hält die Rechnung an.

    Schlägt eine Prüfung fehl, landet sie in der Freigabe. Sie korrigieren das Feld, der Fundort in der PDF ist markiert, ein Klick gibt frei.

  4. 04

    Zugestellt, mit Status, zehn Jahre archiviert.

    ZUGFeRD oder XRechnung, pro Kunde wählbar. Original und E-Rechnung liegen GoBD-konform im Archiv, der Steuerberater bekommt alles per DATEV-Export.

Funktionen

Die vier wichtigsten Funktionen.
Ohne neues Rechnungsprogramm nutzbar.

Ihr Prozess bleibt Kein neues Programm, kein Schulungstag

Wer bei Ihnen Rechnungen schreibt, macht das weiter wie bisher. Aus der PDF wird die E-Rechnung mit eingebettetem XML.

Eigene Infrastruktur Versand unter Ihrer Domain

Standard ist unser Versand mit Zustell-Tracking. Alternativ über Ihr Microsoft-365-Postfach oder Ihren SMTP-Server.

Kontrollierte Automatik Was nicht aufgeht, geht nicht raus

Feste Prüfungen ohne KI. Schlägt eine fehl, wartet die Rechnung in der Freigabe, bis Sie das Feld korrigiert haben.

Beide Formate ZUGFeRD und XRechnung, Empfang und Versand

Pro Kunde wählen Sie das Format. Beim Empfang lesen wir ohnehin beides. Anbindung per REST-API, Ordner-Flow oder DATEV-Export. Alle Wege →

Empfang

E-Rechnungen empfangen.
Eigene Adresse, lesbare PDF, GoBD-Archiv.

Sie bekommen eine eigene Empfangsadresse. Lieferanten schicken direkt dorthin, oder Sie leiten weiter. PDF, ZUGFeRD und XRechnung werden gleich verarbeitet.

Kommt eine reine XRechnung-XML herein, die sich nicht öffnen lässt, erzeugen wir die lesbare PDF-Ansicht. Jede Rechnung landet GoBD-konform im Archiv. Nur Empfang: der Empfangstarif →

Eingangsrechnung von Kessler Bürotechnik GmbH (7.729,05 €)

Mo., 4. Aug. 2026, 10:24
eingang@belegschmied.de
an mich

Eine neue Rechnung ist eingegangen:

Lieferant:
Kessler Bürotechnik GmbH
Datum:
04.08.2026
Rechnungsnr.:
RE-2026-0007
Betrag:
7.729,05 €
Fällig:
18.08.2026
Format:
xrechnung-cii
Validierung:
Konform (EN 16931)

Im Archiv ansehen: https://belegschmied.de/app/eingang/3f8c1e2a-7b4d-4e91-a0c6-5d2e9f18b7a4

Anhang:

  • Original (so wie wir es bekommen haben)
  • Lesbare PDF-Vorschau (sofern reine XRechnung-XML eingegangen ist)

Belegschmied

2 Anhänge
RE-2026-0007.xml
12 KB
PDF
rechnung-vorschau.pdf
104 KB
Sicherheit

Datenschutz, Sicherheit und Archivierung.
Die Fakten für Einkauf und IT-Sicherheit.

Hosting in Deutschland

Datenbank in Frankfurt, TLS-verschlüsselt, verschlüsselte Storage-Buckets.

Auftragsverarbeitung

AVV nach Art. 28 DSGVO im Konto abschließbar, Verfahrensverzeichnis vorhanden.

Mandantentrennung

Row-Level-Security auf jedem Datensatz. Kein Mitarbeiterzugriff auf Rechnungsinhalte.

Verarbeitungszusage

Asynchron mit Warteschlange. Eine Störung verzögert, sie verwirft nichts.

GoBD-Archiv, 10 Jahre

Original und E-Rechnung unveränderbar, Hash-Chain über alle Belege.

Audit-Log

Jede Aktion protokolliert, Verfahrensdokumentation vorbefüllt.

DATEV-Export

ZIP mit DATEV-XML und Originalen, Zeitraum und Belegarten wählbar.

Validierung

Jede Datei besteht die KoSIT-Validierung nach EN 16931 vor dem Versand.

Alle Angaben auf der Seite Sicherheit
Fragen

Häufige Fragen zur E-Rechnung.

Ist meine PDF per Mail nicht schon eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung braucht einen strukturierten XML-Datensatz, den eine reine PDF nicht enthält. Genau den ergänzen wir, indem wir aus Ihrer PDF eine ZUGFeRD-Datei erzeugen.

Müssen meine Privatkunden auch E-Rechnungen bekommen?

Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen. Für Privatkunden bleibt alles wie bisher.

Geht das auch ohne CC, direkt aus unserem System?

Ja. Über die REST-API übergibt Ihr System jede fertige PDF, alternativ beobachtet ein Power-Automate-Flow einen Ordner. Der CC-Weg ist der Einstieg ohne IT-Beteiligung.

Ist die Konvertierung sicher?

Vor dem Versand laufen feste Prüfungen ohne KI. Schlägt eine fehl, landet die Rechnung in der Freigabe.

Was, wenn mein Empfänger die E-Rechnung nicht verarbeiten kann?

ZUGFeRD ist ein Hybrid. Für den Empfänger sieht die Datei aus wie eine normale PDF, der Datensatz steckt unsichtbar drin.

Wie bekommt mein Steuerberater die Rechnungen?

Über den DATEV-Export: Zeitraum wählen, ZIP mit DATEV-XML und allen Belegen, Import in DATEV Unternehmen online.

Alle Antworten
Pilotprogramm

Kostenlos bis Ende 2026, wir richten alles ein.

Wir suchen 10 bis 20 Betriebe, die vor der Pflicht in Ruhe einführen. Sie schreiben wie gewohnt, wir richten den passenden Einlieferungsweg ein. Kostenlos bis Ende 2026, ohne Abo und ohne Softwarewechsel.

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Ohne Softwarewechsel

Ein Einlieferungsweg kommt dazu, sonst bleibt alles.

Begleitete Einrichtung

Wir richten CC, Ordner-Flow oder API mit Ihnen ein.

Monatlich kündbar

Nach dem Pilot ab dem Empfangstarif, ohne Einrichtungsgebühr.

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Empfang und Versand, ohne Programmwechsel.

Danach monatlich kündbar. ZUGFeRD und XRechnung, Archiv und DATEV-Export inklusive.

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